Glossário

Última modificação: Quinta-feira, 11 de maio de 2023

Seguem a seguir algumas definições importantes no âmbito da Arquivologia. Caso queira consultar, na íntegra, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, acesse:

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005): clique aqui.

Glossário

Arquivo corrente: conjunto de documentos que é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração.

Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação para eliminação ou guarda permanente.

Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor, também chamado arquivo histórico.

Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Classificação: atribuição de códigos aos documentos a partir da análise e identificação do conteúdo, permitindo o agrupamento de documentos classificados sob o mesmo código.

Comissão permanente de avalição de documentos (CPAD): grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade e, também, por auxiliar na sua aplicação. No âmbito do CEFET-MG, a referida comissão é denominada Comissão Geral de Avaliação de Documentos (CGAD).

Consulta: busca direta ou indireta de informações.

Destinação de documentos: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação (destruição de documentos).

Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

Documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 

Documento digitalizado: representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.

Documento eletrônico: gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

Empréstimo: transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.

Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em  fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento.

Identificação: processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual. Exemplos são os espelhos a serem afixados nas caixas-arquivo.

Manual de gestão de documentos: instrumento elaborado com o objetivo de auxiliar os servidores e demais colaboradores de uma instituição na execução das atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, dentre outras.

Ordenação: disposição dos documentos, uns em relação aos outros, segundo critérios previamente estabelecidos (alfabético, numérico, geográfico, etc).

Plano de classificação de documentos: esquema de distribuição de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Também chamado de Código de Classificação de Documentos.

Recolhimento: entrada de documentos no arquivo permanente.

Tabela de temporalidade e avaliação de documentos: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que estabelece prazos, tendo em vista a transferência de documentos para o arquivo intermediário, seu recolhimento para o arquivo permanente ou a sua eliminação.

Transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.