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Eliminação de Documentos
Última modificação: Segunda-feira, 18 de dezembro de 2023
A eliminação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal será realizada de acordo com o estabelecido no art. 10 do Decreto nº 10.148, de 2019, com a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas alterações, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, bem como orientações expedidas no âmbito do Siga (Portaria nº 47, de 14 de fevereiro 2020/Arquivo Nacional).
Em linhas gerais, a eliminação de documentos de arquivo corresponde ao processo de retirada e destruição dos documentos que já cumpriram os prazos de guarda da tabela de temporalidade. É importante observar que:
- A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito do CEFET-MG ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzidos pela Comissão Geral de Avaliação de Documentos (CGAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos e prazos de guarda da legislação vigente;
- Nas Diretorias de Unidade, o processo de eliminação será, futuramente, conduzido pelas Comissões de Avaliação de Documentos (CADs);
- Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados, mesmo que microfilmados ou digitalizados;
- Não podem-se adotar prazos inferiores aos previstos na tabela;
- Quanto aos documentos microfilmados, os originais poderão ser eliminados desde que previsto pela tabela de temporalidade (há legislação atual que disciplina também sobre os digitalizados, mas maiores esclarecimentos são necessários).
Para se efetivar a eliminação de documentos, no âmbito de quaisquer Unidades e UORGs do CEFET-MG, inicialmente a CGAD deverá ser acionada, para que sejam ajustados todos os procedimentos, sendo necessária a abertura de processo para dar início a essa atividade. Futuramente, as unidades contarão com as CADs para auxiliar na condução desse processo.
Abaixo estão disponibilizados documentos explicativos e necessários para se proceder à eliminação de documentos (1), bem como documentos referentes aos processos de eliminações de documentos já realizados pelo CEFET-MG (2).
1. Documentos necessários para se proceder à eliminação de documentos:
Resolução nº 40 CONARQ – 2014: Procedimentos para eliminação de documentos (alterada pela Resolução nº 44/2020/CONARQ)
Resolução nº 44 CONARQ – 2020: Altera a Resolução nº 40 e seus anexos
Anexo 1 – Resolução nº 44: Listagem de Eliminação de Documentos
Anexo 2 – Resolução nº 44: Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
Anexo 3 – Resolução nº 44: Termo de Eliminação de Documentos
Instruções de para Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos – SIGA – 2017
2. Documentos referentes às eliminações de documentos já realizadas pelo CEFET-MG:
Listagem de Eliminação de Documentos 01.2019 – CEFET-MG
Editais de Ciência de Eliminação de Documentos – 01, 02 e 03.2019 – CEFET-MG